IT-Jahresend-Checkliste 2026: Zehn Punkte, die kleine Unternehmen jetzt abhaken sollten

Das vierte Quartal ist die beste Zeit, die eigene IT einmal in Ruhe durchzugehen: Die Projekte des Jahres sind gelaufen, und was jetzt sauber aufgeräumt wird, macht im neuen Jahr keine Probleme. Wir haben die zehn Punkte zusammengestellt, die in kleinen Unternehmen erfahrungsgemäß am häufigsten liegen bleiben — mit dem Warum und dem Was tun. Die meisten Punkte sind in einer Stunde erledigt, einige brauchen einen Termin im Kalender.

1. Datensicherung: nicht nur haben, sondern testen

Fast jeder Betrieb hat ein Backup. Die entscheidende Frage lautet aber: Wann haben Sie zuletzt etwas daraus zurückgeholt? Ein Backup, das nie getestet wurde, ist eine Hoffnung, kein Schutz.

• Stellen Sie testweise eine Datei aus der Sicherung wieder her — vom Rechner, vom Server, aus der Cloud.
• Prüfen Sie die 3-2-1-Regel: drei Kopien, zwei verschiedene Medien, eine davon außer Haus.
• Lokal archivierte E-Mails sind Teil davon — wie das geht, steht in unserem Beitrag E-Mails lokal archivieren.

2. Windows 10: Der Stichtag ist der 13. Oktober

Der reguläre Support für Windows 10 ist seit Oktober 2025 vorbei. Für Unternehmen endet am 13. Oktober 2026 das erste Jahr der kostenpflichtigen erweiterten Sicherheitsupdates — das zweite Jahr kostet pro Gerät das Doppelte (rund 122 statt 61 US-Dollar). Privatnutzer haben von Microsoft noch einmal ein kostenloses Jahr bis Oktober 2027 bekommen, Firmenrechner nicht.

• Listen Sie alle Windows-10-Geräte auf und prüfen Sie, welche Windows-11-fähig sind.
• Planen Sie den Umstieg oder den Austausch — lieber jetzt geordnet als im Januar unter Druck.
• Rechner ohne Sicherheitsupdates gehören nicht ins Firmennetz. Bei Fragen hilft unser Bereich Sicherheit & Datenschutz.

3. Updates überall dort, wo keiner hinschaut

Betriebssystem und Browser aktualisieren sich meist von selbst. Vergessen werden die stillen Geräte: Router, NAS, Drucker, Telefonanlage, WLAN-Access-Points. Genau dort sitzen die Sicherheitslücken, die Angreifer automatisiert absuchen. Einmal im Jahr die Firmware prüfen und automatische Updates einschalten, wo es geht.

4. Passwörter, Zwei-Faktor-Anmeldung und Zugänge

• Schalten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung mindestens für E-Mail, Online-Banking, Cloud-Speicher und Ihre Webseite ein.
• Nutzen Sie einen Passwort-Manager statt einer Liste in Excel. Wo Dienste Passkeys anbieten, sind sie die bequemere und sicherere Wahl.
• Löschen Sie Zugänge von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben — auch bei externen Diensten und im Backend Ihrer Webseite.

5. E-Mail-Postfach und Archiv

Volle Postfächer weisen neue Mails ab, ohne dass Sie es merken. Prüfen Sie die Postfachgrößen und verschieben Sie alte Jahrgänge in ein lokales Archiv. Für die Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails empfiehlt sich zusätzlich die automatische Kopie ins Archiv, wie im Beitrag Outlook: automatisches BCC für die Archivierung beschrieben. Welche Aufbewahrungsfristen für Sie gelten, klärt Ihr Steuerberater.

6. Ihre Webseite: PHP, SSL, Barrierefreiheit, Datenschutzerklärung

• PHP-Version: Für PHP 8.2 enden die Sicherheitsupdates am 31. Dezember 2026. Was jetzt zu tun ist, steht in PHP 8.2 läuft zum Jahresende aus.
• SSL-Zertifikat: Zertifikate laufen seit März 2026 höchstens 200 Tage, ab März 2027 nur noch 100 Tage. Wer manuell verlängert, riskiert Ausfälle. Im pronetic-Hosting läuft die Verlängerung automatisch.
• Barrierefreiheit: Seit Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Ob Sie betroffen sind, lesen Sie in Barrierefreiheit im Web.
• Datenschutzerklärung und Impressum: Stimmen Adresse, Aufsichtsbehörde und die genannten Dienste noch? Die Landesbeauftragte in Baden-Württemberg hat zum Beispiel eine neue Adresse.

7. Domains: Laufzeiten, Inhaberdaten, Zugangsdaten

Prüfen Sie, welche Domains Sie besitzen, wann sie verlängert werden und ob die hinterlegte E-Mail-Adresse noch stimmt — dorthin schicken die Registrierungsstellen ihre Erinnerungen. Wissen Sie, wo der Auth-Code für einen Umzug liegt? Wer seine Domains lieber gebündelt an einem Ort haben möchte: Unser Domain-Service zieht sie für Sie um, inklusive Prüfung der Voraussetzungen je Endung.

8. Google-Unternehmensprofil und Bewertungen

Tragen Sie die Öffnungszeiten über die Feiertage ein, beantworten Sie offene Bewertungen und prüfen Sie Telefonnummer und Webseiten-Link im Profil. Neue Bewertungen sammeln Sie am einfachsten mit unserem kostenlosen Google-Bewertungs-Tool.

9. KI im Betrieb: Regeln und Kennzeichnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten der KI-Verordnung: Wer einen Chatbot oder KI-Telefonassistenten einsetzt, muss das kenntlich machen, KI-erzeugte Bilder und Videos müssen gekennzeichnet werden. Legen Sie außerdem intern fest, welche KI-Werkzeuge mit welchen Daten genutzt werden dürfen, und schulen Sie Ihr Team kurz dazu. Den aktuellen Stand haben wir in KI-Verordnung: Was seit August gilt zusammengefasst.

10. E-Rechnung ab 2027 vorbereiten

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr ihre inländischen Geschäftskunden-Rechnungen als E-Rechnung versenden — entscheidend ist also der Umsatz 2026. Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle. Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Rechnungssoftware die Formate ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt und wie eingehende E-Rechnungen bei Ihnen abgelegt werden. Bei der Auswahl der passenden Lösung unterstützt Sie unser Consulting.

Bonus: Der Notfallplan

Wer ruft wen an, wenn am Montagmorgen nichts mehr geht? Notieren Sie Ansprechpartner, Zugangsdaten-Ablage, Vertragsnummern und die Reihenfolge der Schritte auf einer Seite — ausgedruckt, nicht nur digital. Für Webseiten übernimmt unsere WordPress-Wartung Updates, Backups und die Überwachung, damit dieser Fall gar nicht erst eintritt.

Sie möchten die Liste nicht allein abarbeiten?

Dann gehen wir sie gemeinsam durch — in einem kurzen Gespräch klären wir, welche Punkte bei Ihnen offen sind und was sich mit wenig Aufwand erledigen lässt. Schreiben Sie uns oder rufen Sie an, wir melden uns zeitnah.