E-Mails lokal archivieren: Warum Ihr Online-Postfach nicht Ihr Archiv sein sollte

Wenige Gigabyte online — mehrere Terabyte auf Ihrem Rechner

Fast jedes Online-Postfach hat dasselbe Problem: Der Speicher beim Provider ist auf wenige Gigabyte begrenzt. Irgendwann kommt die Meldung „Postfach fast voll" — und im schlimmsten Fall werden neue Mails abgewiesen, ohne dass Sie es merken. Dabei liegt die Lösung meist direkt vor Ihnen: Die Festplatte Ihres Rechners hat in der Regel mehrere Terabyte Platz — hundertfach mehr als das Online-Postfach.

Genau dafür gibt es das lokale E-Mail-Archiv: Alte Mails, Newsletter und große Anhänge wandern aus dem IMAP-Postfach in eine Archivdatei auf Ihrem Rechner. Das Online-Postfach bleibt schlank und schnell, und Ihre Mails bleiben trotzdem jederzeit im Mailprogramm auffindbar — nur eben ohne Speicherlimit.

Was das lokale Archiv bringt

• Kein Speicherlimit mehr: Sie entscheiden, wie viel Sie aufheben — nicht der Provider.
• Schnelleres Mailprogramm: Kleine Postfächer synchronisieren schneller, die Suche reagiert flotter.
• Keine abgewiesenen Mails: Ein volles Postfach ist ein Geschäftsrisiko — Kundenanfragen kommen dann schlicht nicht an.
• Ihre Daten in Ihrer Hand: Das Archiv liegt bei Ihnen, nicht irgendwo in der Cloud.

Die Anleitung: Outlook und Apple Mail Schritt für Schritt

Wir haben Ihnen eine kompakte Anleitung zusammengestellt, wie Sie in wenigen Minuten ein lokales Archiv anlegen — für Outlook unter Windows (inklusive Hinweis zum neuen Outlook, das keine lokalen Archive unterstützt) und für Apple Mail auf dem Mac. Mit dabei: automatische Archivierung für die Zukunft, das Aufräumen des Online-Postfachs danach und eine Checkliste.

Anleitung als PDF herunterladen

Das Wichtigste: Sichern Sie Ihren Rechner

Ein lokales Archiv hat eine Kehrseite, die man kennen muss: Die archivierten Mails existieren danach nur noch auf Ihrem Rechner. Geht die Festplatte kaputt oder der Laptop verloren, sind sie weg — es sei denn, Sie haben ein Backup. Deshalb steht in unserer Anleitung die Sicherung ganz vorne: Unter Windows der Dateiversionsverlauf mit einer externen Festplatte, auf dem Mac Time Machine. Bewährt hat sich die 3-2-1-Regel — drei Kopien, zwei Medien, eine davon außer Haus.

Postfach zu klein? Sprechen Sie mit uns.

Wenn Ihr Postfach trotz Archiv zu klein ist, Sie mehrere Geräte im Einsatz haben oder das Ganze lieber einrichten lassen möchten: Wir erweitern Ihr Postfach, richten die Archivierung ein und kümmern uns um ein sauberes Backup-Konzept — persönlich, nicht per Ticketsystem. Schreiben Sie uns einfach kurz, was Sie brauchen.