Outlook: Automatisches BCC für die rechtssichere E-Mail-Archivierung einrichten

DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung: Automatisches BCC in Outlook einrichten

Immer wieder treten Kunden an uns heran, die vor einer spezifischen Herausforderung im Rahmen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und der GoBD stehen: Die rechtssichere Archivierung von gesendeten E-Mails.

Viele Archivierungslösungen arbeiten mit einem sogenannten „Journaling“ oder einem Sammelpostfach. Das bedeutet, jede E-Mail, die das Haus verlässt, muss als Blindkopie (BCC) an eine bestimmte Archiv-Adresse (z. B. archiv@ihredomain.de) gesendet werden. Doch hier stoßen Nutzer von Microsoft Outlook oft auf eine Hürde: Outlook bietet standardmäßig keine Funktion, um automatisch eine BCC-Adresse zu jeder ausgehenden Mail hinzuzufügen.

Während man über den Regel-Assistenten problemlos eine sichtbare Kopie (CC) erstellen kann, fehlt die Option für die unsichtbare Kopie. Damit Sie oder Ihre Mitarbeiter nicht bei jeder einzelnen E-Mail manuell die Archiv-Adresse eintippen müssen (was eine hohe Fehlerquelle birgt), stellen wir Ihnen heute eine Lösung mittels eines VBA-Skripts vor.

Anleitung: Automatisches BCC via VBA-Skript

Mit einem kleinen Makro lässt sich Outlook diese Funktion „beibringen“. Folgen Sie einfach dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffnen Sie Ihr Microsoft Outlook.
2. Drücken Sie die Tastenkombination Alt + F11. Dies öffnet den VBA-Editor (Microsoft Visual Basic for Applications).
3. Navigieren Sie im linken Projekt-Fenster zu Project1 (VbaProject.OTM) > Microsoft Outlook-Objekte.
4. Machen Sie einen Doppelklick auf ThisOutlookSession. Es öffnet sich ein leeres weißes Code-Fenster.
5. Kopieren Sie den untenstehenden Code und fügen Sie ihn in dieses Fenster ein:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objBCC As Recipient
    On Error Resume Next

    ' HIER ANPASSEN: Tragen Sie hier Ihre Archiv-E-Mail-Adresse ein
    Dim archivAdresse As String
    archivAdresse = "archiv@ihredomain.de"

    ' Adresse als BCC hinzufügen
    Set objBCC = Item.Recipients.Add(archivAdresse)
    objBCC.Type = olBCC

    ' Prüfung, ob die Adresse technisch korrekt ist
    If Not objBCC.Resolve Then
        MsgBox "Die Archiv-Adresse konnte nicht eingestellt werden. Die Mail wurde nicht gesendet."
        Cancel = True
    End If

    Set objBCC = Nothing
End Sub

Wichtig: Ändern Sie im Code die Zeile archiv@ihredomain.de in Ihre tatsächliche Archivierungs-E-Mail-Adresse.

Aktivierung und Sicherheitseinstellungen

Damit das Skript dauerhaft funktioniert, müssen die Makro-Sicherheitseinstellungen von Outlook angepasst werden, da Outlook standardmäßig das Ausführen von selbst erstellten Skripten blockieren kann.

1. Gehen Sie in Outlook auf Datei > Optionen > Trust Center.
2. Klicken Sie auf den Button Einstellungen für das Trust Center.
3. Wählen Sie links Makroeinstellungen.
4. Wählen Sie die Option „Benachrichtigungen für alle Makros“.
   

Starten Sie Outlook anschließend neu. Beim ersten Senden einer E-Mail werden Sie eventuell gefragt, ob Sie das Makro aktivieren möchten. Bestätigen Sie dies.

Die Alternative: Serverseitige Lösungen

Diese VBA-Lösung ist ideal für Einzelplatz-Installationen oder kleinere Umgebungen, in denen kein zentraler Exchange-Server verwaltet wird. Sollten Sie Microsoft 365 (Exchange Online) oder einen eigenen Exchange Server nutzen, empfehlen wir als professionelle IT-Dienstleister jedoch fast immer eine serverseitige Transportregel.

Der Vorteil: Die Archivierung geschieht zentral auf dem Server, der Benutzer kann sie nicht manipulieren, und es sind keine Einstellungen am PC des Mitarbeiters nötig.

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